Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt và nhu cầu tiêu dùng không ngừng thay đổi, việc phân loại sản phẩm một cách khoa học, hiệu quả trở thành yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp — đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ — quản lý tồn kho, tối ưu chuỗi cung ứng và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp nhỏ vẫn đang lúng túng khi áp dụng các chuẩn phân loại sản phẩm quốc tế hoặc chưa nhận thức đầy đủ vai trò quan trọng của việc này.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, lợi ích và hướng dẫn chi tiết cách áp dụng các chuẩn phân loại sản phẩm cho doanh nghiệp nhỏ, đồng thời tích hợp các hệ thống hỗ trợ hiện đại như hệ thống andon (andon system) để nâng cao hiệu suất sản xuất và quản trị.

1. Chuẩn phân loại sản phẩm là gì?
Phân loại sản phẩm là quá trình sắp xếp hàng hóa theo các tiêu chí cụ thể nhằm phục vụ mục đích quản lý, kiểm soát, phân tích, định giá và tiếp thị hiệu quả hơn. Các chuẩn phân loại sản phẩm thường dựa trên:

Đặc tính vật lý (kích thước, màu sắc, nguyên liệu, trọng lượng…)
Chức năng sử dụng
Mức giá hoặc phân khúc thị trường
Tần suất bán ra / vòng đời sản phẩm
Ngành hàng (dựa theo hệ thống phân loại quốc tế như HS Code, UNSPSC…)

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, việc hiểu và áp dụng các tiêu chuẩn phân loại sẽ giúp quản lý hàng hóa hiệu quả, tránh thất thoát, đồng thời hỗ trợ cho việc lên kế hoạch mua sắm và sản xuất chính xác hơn.

2. Lợi ích của việc áp dụng hệ thống phân loại sản phẩm chuẩn
Áp dụng hệ thống phân loại sản phẩm không chỉ là yêu cầu của quản trị nội bộ mà còn là điều kiện để kết nối hiệu quả với thị trường và hệ sinh thái sản xuất hiện đại.

2.1. Quản lý tồn kho hiệu quả
Phân loại giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát lượng hàng còn lại, cảnh báo thiếu hụt hay dư thừa, từ đó tối ưu chi phí lưu kho và đặt hàng.

2.2. Tăng độ chính xác khi dự báo nhu cầu
Khi có hệ thống phân loại chuẩn, doanh nghiệp dễ dàng phân tích dữ liệu bán hàng theo từng dòng sản phẩm, khu vực, mùa vụ để đưa ra quyết định chính xác hơn.

2.3. Hỗ trợ hoạch định sản xuất
Việc gắn kết phân loại sản phẩm với hệ thống andon hoặc các công cụ Lean Manufacturing cho phép doanh nghiệp phản ứng linh hoạt với sự cố, gián đoạn hoặc thay đổi sản lượng.

2.4. Dễ dàng tích hợp với phần mềm quản lý
Các phần mềm ERP, POS hoặc WMS đều cần một cấu trúc phân loại sản phẩm rõ ràng để vận hành hiệu quả. Đây cũng là điều kiện giúp doanh nghiệp nhỏ chuyển đổi số dễ dàng hơn.

3. Các chuẩn phân loại sản phẩm phổ biến mà doanh nghiệp nhỏ có thể áp dụng
3.1. Mã số HS (Harmonized System)
Hệ thống này được Tổ chức Hải quan Thế giới phát triển, sử dụng để phân loại hàng hóa xuất nhập khẩu. Mỗi mặt hàng có một mã HS riêng giúp thống nhất trong thông quan và kê khai thuế.

3.2. Mã UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code)
UNSPSC phân loại cả sản phẩm lẫn dịch vụ thành 4 cấp độ: Segment, Family, Class, Commodity. Đây là chuẩn được dùng nhiều trong thương mại điện tử, đặc biệt trong đấu thầu quốc tế.

3.3. ABC Classification
Phân loại sản phẩm theo giá trị hoặc tần suất bán:

A: sản phẩm có giá trị cao, bán chạy
B: sản phẩm trung bình
C: sản phẩm giá trị thấp hoặc ít xoay vòng

Đây là phương pháp đơn giản, phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ mới bắt đầu quản lý theo chuẩn.

3.4. Hệ thống phân loại nội bộ theo SKU
Mỗi sản phẩm được gán một mã SKU riêng biệt giúp dễ dàng quản lý tại cửa hàng, kho, và trên hệ thống bán hàng online. Doanh nghiệp có thể tạo hệ SKU dựa trên màu sắc, kích thước, chất liệu,…

4. Hướng dẫn chi tiết áp dụng chuẩn phân loại sản phẩm cho doanh nghiệp nhỏ
4.1. Đánh giá danh mục sản phẩm hiện tại

Lập danh sách tất cả sản phẩm
Ghi nhận thông số: kích thước, giá, vật liệu, thương hiệu, nhóm ngành
Phân tích vòng đời sản phẩm và tần suất bán

4.2. Chọn chuẩn phân loại phù hợp

Nếu doanh nghiệp có xuất nhập khẩu: ưu tiên HS code
Nếu tham gia TMĐT hoặc đấu thầu: cân nhắc UNSPSC
Nếu tập trung quản trị kho: nên triển khai ABC và SKU nội bộ

4.3. Xây dựng cấu trúc mã hóa sản phẩm
Ví dụ cho mã SKU:
SP-ABC-01-MĐ
→ Trong đó: SP = Sản phẩm, ABC = nhóm hàng, 01 = mã thứ tự, MĐ = màu đỏ

4.4. Tích hợp với hệ thống quản lý
Áp dụng vào các phần mềm:

Excel nâng cao
Phần mềm ERP/POS
Đồng bộ với hệ thống andon để phản hồi sản xuất theo từng loại sản phẩm

Việc liên kết hệ thống phân loại với andon system sẽ giúp tổ chức quy trình sản xuất hiệu quả hơn: Khi sản phẩm loại A gặp lỗi, hệ thống andon có thể phát tín hiệu cảnh báo tự động để xử lý nhanh.

5. Kết hợp hệ thống phân loại với hệ thống andon (andon system)
5.1. Tổng quan về hệ thống andon
Hệ thống andon là công cụ thuộc phương pháp sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing), giúp cảnh báo sự cố trong sản xuất thông qua tín hiệu đèn, âm thanh hoặc bảng hiển thị.

5.2. Lợi ích của việc tích hợp andon system

Tăng phản ứng nhanh với lỗi theo từng dòng sản phẩm
Phân tích nguyên nhân lỗi theo loại sản phẩm dựa vào dữ liệu phân loại
Giảm thời gian dừng máy, cải thiện năng suất
Hỗ trợ kiểm soát chất lượng đầu ra hiệu quả hơn

5.3. Cách triển khai tích hợp cho doanh nghiệp nhỏ

Sử dụng thiết bị Andon đơn giản: đèn tín hiệu, công tắc cảnh báo
Lập sơ đồ phân công cảnh báo theo nhóm sản phẩm
Kết hợp dữ liệu từ hệ thống phân loại để lọc lỗi, lập báo cáo định kỳ

6. Những lưu ý khi áp dụng hệ thống phân loại sản phẩm

Không nên quá phức tạp với doanh nghiệp mới bắt đầu
Cần đào tạo nhân sự hiểu rõ về mã hóa, xử lý và tìm kiếm sản phẩm theo phân loại
Luôn có kế hoạch cập nhật, mở rộng hệ thống phân loại khi có sản phẩm mới
Tích hợp dần với các hệ thống hỗ trợ như andon system, barcode, QR code

7. Kết luận
Áp dụng chuẩn phân loại sản phẩm là bước khởi đầu không thể thiếu để doanh nghiệp nhỏ tiến gần hơn tới chuyên nghiệp hóa và tối ưu vận hành. Khi biết cách triển khai hợp lý và kết hợp với công cụ hỗ trợ hiện đại như hệ thống andon, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm thời gian, nguồn lực và giảm thiểu sai sót trong sản xuất – kinh doanh.

Đừng để việc phân loại sản phẩm chỉ là lý thuyết. Hãy bắt đầu từng bước nhỏ ngay hôm nay và chuẩn hóa hoạt động kinh doanh của bạn theo hướng bài bản, hiệu quả và đón đầu xu thế số hóa trong tương lai.

Chi tiết liên hệ
Công ty cổ phần điện tử viễn thông Ánh Dương (ADSUN JSC)
Địa chỉ: 340/16 Lê Văn Quới, P. Bình Hưng Hòa, TP. Hồ Chí Minh
Điện thoại 090.125.8778
Email: andonadsun@gmail.com

TIN TỨC KHÁC

Các Chuẩn Phân Loại Sản Phẩm Quốc Tế Phổ Biến Và Ứng Dụng Trong Quản Lý Hiện Đại

13/07/2025

Các Chuẩn Phân Loại Sản Phẩm Quốc Tế Phổ Biến Và Ứng Dụng Trong Quản Lý Hiện Đại