Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, hệ thống phân loại sản phẩm đóng vai trò sống còn trong việc quản lý danh mục hàng hóa, nâng cao trải nghiệm khách hàng và tối ưu chuỗi cung ứng. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách thiết kế một hệ thống khoa học, dễ quản trị và phù hợp với quy mô riêng.

Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách xây dựng một hệ thống phân loại sản phẩm hiệu quả, từ phân tích nhu cầu, lựa chọn phương pháp, xây dựng cấu trúc phân loại, đến triển khai trên phần mềm, tích hợp các công nghệ như andon system, và quản lý cải tiến liên tục.

Vì sao doanh nghiệp cần hệ thống phân loại sản phẩm bài bản?
1. Giảm lãng phí và nhầm lẫn
Phân loại tốt giúp kho bãi dễ tra cứu, giảm nhầm lẫn trong khâu soạn hàng, đóng gói. Nhờ đó, giảm chi phí lưu kho và tránh sai sót giao hàng.

2. Nâng cao trải nghiệm khách hàng
Khách hàng dễ tìm kiếm, so sánh sản phẩm, lựa chọn đúng nhu cầu. Trang web thương mại điện tử, catalogue, hoặc kệ trưng bày offline đều hưởng lợi từ cấu trúc phân loại rõ ràng.

3. Hỗ trợ phân tích và ra quyết định
Dữ liệu phân loại chuẩn giúp kế toán, tồn kho, marketing, và quản trị cấp cao phân tích chính xác hơn, ra quyết định nhanh chóng hơn.

4. Tối ưu vận hành
Hệ thống phân loại sản phẩm tốt giúp dễ dàng tích hợp vào các công nghệ quản lý hiện đại như ERP, WMS, hay hệ thống andon trong dây chuyền sản xuất, cảnh báo kịp thời khi phát sinh vấn đề.

Các bước xây dựng hệ thống phân loại sản phẩm hiệu quả
1. Phân tích danh mục sản phẩm hiện tại

Lập danh sách đầy đủ tất cả sản phẩm, SKU, biến thể.
Thu thập thông tin: kích thước, trọng lượng, chất liệu, ứng dụng, giá bán, nhu cầu thị trường.
Xác định điểm yếu: trùng lặp tên gọi, không đồng nhất nhóm hàng, thiếu mã vạch.

Mẹo thực tế: Nhiều doanh nghiệp nhỏ thường không có file tổng hợp đầy đủ. Hãy bắt đầu từ Excel hoặc Google Sheets để tạo bảng dữ liệu cơ bản.

2. Xác định tiêu chí phân loại phù hợp
Mỗi ngành sẽ có tiêu chí phân loại khác nhau. Ví dụ:

Ngành Tiêu chí chính Tiêu chí phụ
May mặc Loại sản phẩm (áo/quần), size, chất liệu, mùa Màu sắc, thương hiệu
Điện tử Danh mục (TV/Điện thoại), công suất, hãng Model, tính năng
Thực phẩm Loại (tươi/khô), hạn sử dụng Nguồn gốc, nhãn hiệu

Nguyên tắc quan trọng: Chọn tiêu chí khách hàng thực sự quan tâm, tránh rối rắm nhưng vẫn đủ chi tiết để hỗ trợ quản lý kho.

3. Thiết kế cấu trúc phân loại dạng cây (taxonomy)

Cấp 1: Danh mục chính
Cấp 2: Danh mục con
Cấp 3: Biến thể

Ví dụ cho hệ thống phân loại sản phẩm ngành điện tử:

markdown

- Điện tử gia dụng
- TV
- TV OLED
- TV LED
- Máy lạnh
- Treo tường
- Tủ đứng

Lưu ý:

Không để một nhánh quá nhiều mục con (quy tắc 7±2).
Tránh trùng lặp tên nhóm.
Viết tên nhóm dễ hiểu, ngắn gọn.

4. Chuẩn hóa tên gọi và mã hóa sản phẩm

Quy tắc viết hoa/thường.
Ngôn ngữ thống nhất (tiếng Việt, tiếng Anh, song ngữ nếu cần).
Mã sản phẩm logic: Ví dụ TV-OLED-43IN-2025.

Việc chuẩn hóa này cực kỳ quan trọng khi tích hợp andon system trong dây chuyền sản xuất – vì hệ thống andon cần mã sản phẩm chính xác để cảnh báo lỗi cụ thể.
[IMG]

5. Chọn công cụ quản lý phân loại

Excel/Google Sheets (cho cửa hàng nhỏ, ít biến thể)
Phần mềm quản lý kho (WMS)
Phần mềm quản trị doanh nghiệp (ERP)
Phần mềm thương mại điện tử (Shopify, WooCommerce)

Ưu điểm phần mềm hiện đại:

Hỗ trợ barcode/QR.
Kết nối thiết bị IoT, cảm biến trên dây chuyền.
Tích hợp andon system để tự động báo dừng khi phân loại sai.

6. Tích hợp với các hệ thống sản xuất và vận hành
a. Tích hợp với ERP
ERP quản lý đồng bộ mua hàng, bán hàng, kho, kế toán. Việc phân loại sản phẩm chuẩn giúp:

Tự động xuất phiếu kho.
Dự báo tồn kho chính xác.
Báo cáo bán hàng theo danh mục.

b. Tích hợp với hệ thống andon trong sản xuất
Hệ thống andon (hoặc andon system) giúp phát hiện và cảnh báo lỗi trên dây chuyền:

Đèn, còi báo hiệu khi phân loại sai hoặc lắp ráp sai mã linh kiện.
Giao diện hiển thị nguyên nhân, hướng dẫn khắc phục.
Ghi log sự kiện để cải tiến quy trình.

Một andon system hiệu quả chỉ phát huy tối đa khi hệ thống phân loại sản phẩm rõ ràng, mã hóa nhất quán và tích hợp với phần mềm quản lý sản xuất.

7. Đào tạo nhân viên

Giải thích tầm quan trọng của hệ thống phân loại sản phẩm.
Hướng dẫn nhập liệu, tra cứu, xử lý trường hợp mới.
Diễn tập tình huống sai sót và cách dùng hệ thống andon để báo lỗi.

8. Xây dựng quy trình kiểm soát và cải tiến liên tục

Định kỳ rà soát danh mục: Loại bỏ sản phẩm cũ, gộp nhóm, tách nhóm mới.
Phản hồi khách hàng: Xem họ có dễ tìm trên website không.
Phân tích dữ liệu bán hàng để tối ưu lại phân loại.

Các mô hình phân loại sản phẩm thường dùng
A. Phân loại ABC

A: Nhóm sản phẩm chủ lực, mang lại 80% doanh thu.
B: Nhóm sản phẩm phụ.
C: Hàng bán chậm, ít giá trị tồn kho.

Giúp tập trung quản lý tồn kho và marketing.

B. Phân loại theo vòng đời sản phẩm

Mới ra mắt.
Tăng trưởng.
Bão hòa.
Suy giảm.

Hỗ trợ chiến lược giá và tồn kho.

C. Phân loại kỹ thuật/chi tiết
Đặc biệt quan trọng trong sản xuất và quản lý andon system:

Mã thành phần.
Quy cách kỹ thuật.
Nhà cung ứng.

Giúp kiểm soát chất lượng, dễ dàng truy xuất nguồn gốc.

Ví dụ thực tế triển khai
Một xưởng sản xuất thiết bị điện tử áp dụng hệ thống phân loại sản phẩm chi tiết theo model, linh kiện, nhà cung ứng. Kết hợp ERP và andon system, họ đạt được:

Giảm 30% lỗi phân loại trên dây chuyền.
Rút ngắn 25% thời gian tìm kiếm phụ tùng thay thế.
Giảm tồn kho dư thừa 15%.

Hệ thống andon tự động báo đèn khi công nhân chọn nhầm linh kiện. ERP cập nhật tồn kho ngay khi quét barcode.

Một số lỗi thường gặp khi xây dựng hệ thống phân loại sản phẩm

Dùng tên gọi tùy hứng, thiếu thống nhất.
Không cập nhật khi danh mục thay đổi.
Phân loại quá chi tiết khiến khó hiểu.
Không đào tạo nhân viên, dẫn đến nhập sai.
Không tích hợp hệ thống (ERP, WMS, andon system).

Lời khuyên để thiết kế hệ thống phân loại sản phẩm tối ưu
✅ Bắt đầu đơn giản nhưng rõ ràng.
✅ Luôn nghĩ từ góc nhìn người mua và nhân viên kho.
✅ Tiêu chuẩn hóa ngay từ đầu để tránh chi phí chỉnh sửa sau này.
✅ Chọn phần mềm phù hợp với quy mô.
✅ Tích hợp thiết bị tự động như barcode scanner và andon system.
✅ Định kỳ rà soát và cải tiến theo phản hồi thực tế.

Kết luận
Xây dựng hệ thống phân loại sản phẩm không chỉ là việc đặt tên và nhóm hàng. Đó là chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, giảm lỗi vận hành, nâng cao trải nghiệm khách hàng và sẵn sàng mở rộng quy mô.

Với các bước trên, bạn hoàn toàn có thể bắt đầu thiết kế hệ thống riêng, phù hợp với đặc thù ngành và nguồn lực công ty – đồng thời dễ dàng tích hợp các công nghệ quản lý hiện đại như andon system để nâng tầm vận hành.

Chi tiết liên hệ
Công ty cổ phần điện tử viễn thông Ánh Dương (ADSUN JSC)
Địa chỉ: 340/16 Lê Văn Quới, P. Bình Hưng Hòa, TP. Hồ Chí Minh
Điện thoại 090.125.8778
Email: andonadsun@gmail.com

TIN TỨC KHÁC